บทที่ 6 เทคโนโลยีฐานข้อมูลในสำนักงาน

แฟ้มข้อมูล

 (file) หมายถึง ข้อสนเทศหรือข้อมูลทั้งหมดที่เก็บไว้ในสื่อที่มีคุณสมบัติเป็นแม่เหล็กไม่ว่าจะเป็นจานบันทึกธรรมดาหรือจานแข็ง (hard disk) ก็ตาม ข้อสนเทศที่นำไปเก็บนั้นจะถูกนำไปเก็บไว้เป็นเรื่องๆ ไป อาจจะเป็นโปรแกรม ข้อมูล หรือภาพ (graphics) ก็ได้ แต่ละเรื่องต่างก็ต้องมีชื่อเป็นของตนเอง ที่ต้องไม่ซ้ำกัน 

ประเภทของแฟ้มข้อมูล

1. แฟ้มข้อมูลหลัก (Master File) เป็นแฟ้มข้อมูลซึ่งเก็บข้อมูลที่สำคัญ เช่น แฟ้มข้อมูลประวัติ ลูกค้า (Customer master file) ตามที่กล่าวไว้ข้างต้น แฟ้มข้อมูลประวัติผู้จัดส่งสินค้า (Supplier master file) แฟ้มข้อมูลสินค้าคงเหลือ (Inventory master file) แฟ้มข้อมูลบัญชี (Account master file) เป็นต้น ซึ่งแฟ้มข้อมูลหลักเหล่านี้เป็นส่วนประกอบของระบบงานบัญชี (Account system)

2. แฟ้มรายการปรับปรุง (Transaction file) เป็นแฟ้มที่บันทึกข้อมูลเกี่ยวกับแฟ้มข้อมูลหลักที่มีการเปลี่ยนแปลงในแต่ละวัน รายการที่เกิดขึ้นต้องนำไปปรับปรุงกับแฟ้มข้อมูลหลักเพื่อให้แฟ้มข้อมูลหลักมีข้อมูลที่ทันสมัยอยู่ตลอดเวลา

พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์

พาณิชย์อิเล็กทรอนิกส์  หมายถึง  การทำธุรกรรมทุกรูปแบบโดยครอบคลุมถึงการซื้อขายสินค้า/บริการ การชำระเงิน การโฆษณาโดยผ่านสื่ออิเล็กทรอนิกส์ประเภทต่าง ๆ โดยเฉพาะเครือข่ายทางอินเทอร์เน็ต

การประมวลผลข้อมูล 

 การประมวลผลข้อมูล (Data Processing)  เป็นการประมวลผลทางข้อมูลเป็นการนำข้อมูล ที่เก็บรวบรวมได้มาผ่านกระบวนการต่าง ๆ เพื่อแปรสภาพข้อมูลให้อยู่ในรูปแบบที่ต้องการ เรียกว่า ข้อมูลสนเทศหรือสารสนเทศ (Information) 

ระบบฐานข้อมูล

 ระบบฐานข้อมูล หมายถึง   ระบบการรวบรวมแฟ้มข้อมูลหลายๆ แฟ้มข้อมูลเข้าด้วยกัน โดยขจัดความซ้ำซ้อนของข้อมูลออก แล้วเก็บข้อมูลไว้ที่ศูนย์กลาง เพื่อการใช้งานร่วมกันในองค์กร ภายในระบบต้องมีส่วนที่เป็นโปรแกรมประยุกต์ที่สร้างขึ้นเพื่อเชื่อมโยงและใช้งานข้อมูลใน  ฐานข้อมูล(database) และจะต้องมีการดูแลรักษาความปลอดภัยของข้อมูลเหล่านั้น มีการกำหนดสิทธิของผู้ใช้งานแต่ละคนให้แตกต่างกัน ตามแต่ความต้องการในการใช้งาน

ที่มา :    http://203.130.141.199/NewDBMS/db02.htm
              http://www.thaigoodview.com
              http://www.bs.ac.th
              http://www.ns.ac.th







































       

บทที่ 5 เทคโนโลยีอินเตอร์เน็ต

ความเป็นมาของอินเตอร์เน็ต

 ในปี พ.ศ. ๒๕๐๐ ประเทศรัสเซียส่งดาวเทียมขึ้นสู่อวกาศได้สำเร็จ กระทรวงกลาโหมของสหรัฐอเมริกาจึงได้รับรู้ว่า เทคโนโลยีชั้นสูงของประเทศยังล้าหลังกว่าของรัสเซีย ซึ่งส่งผลให้เกิดการตื่นตัวที่จะพัฒนาเทคโนโลยีชั้นสูง รัฐบาลสหรัฐอเมริกาโดยกระทรวงกลาโหมจึงก่อตั้งหน่วยงานวิจัยชั้นสูงที่ชื่อว่า Advanced ResearchProjects Agency หรือที่รู้จักกันในนามของ ARPA

          ต่อมา ในปี พ.ศ. ๒๕๐๘ ARPA ได้ให้ทุนแก่มหาวิทยาลัยของสหรัฐอเมริกา เพื่อการทำวิจัยในหัวข้อเรื่อง เครือข่ายการทำงานร่วมกันของคอมพิวเตอร์แบบแบ่งเวลางาน (Cooperative net-work of Time-Shared Computers) หลังจากนั้นอีก ๓ ปี กระทรวงกลาโหมก็ได้สนับสนุนโครง-การวิจัยเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่ชื่อว่า ARPANETจนกระทั่งในปี พ.ศ. ๒๕๑๒ โครงการ ARPANETได้เชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัย ๔ แห่งเข้าด้วยกันในปี พ.ศ. ๒๕๑๔ เครือข่าย ARPANETขยายใหญ่ขึ้น และสามารถเชื่อมโยงคอมพิวเตอร์ของมหาวิทยาลัยต่างๆได้ถึง ๒๓ เครื่อง

          สำหรับในประเทศไทย เริ่มเชื่อมโยงเข้าสู่ระบบอินเทอร์เน็ตตั้งแต่กลางปี พ.ศ. ๒๕๓๐ โดยมหาวิทยาลัยสงขลานครินทร์ได้ทำการเชื่อมโยงเพื่อส่งอิเล็กทรอนิกส์เมลกับประเทศออสเตรเลียซึ่งทำให้มีระบบอิเล็กทรอนิกส์เมลเชื่อมต่อกันอินเทอร์เน็ตเป็นครั้งแรก ต่อมาในวันที่ ๒๗กรกฎาคม พ.ศ. ๒๕๓๕ จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลัยได้เช่าสายวงจรเชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ตเป็นครั้งแรกในช่วงระยะเวลาเดียวกันนี้ กระทรวงวิทยาศาสตร์ฯโดยศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ ก็ได้มีโครงการที่จะเชื่อมโยงเครือข่ายคอมพิวเตอร์ระหว่างมหาวิทยาลัยขึ้น เครือข่ายคอมพิวเตอร์ระหว่างมหาวิทยาลัยในประเทศไทยได้พัฒนาก้าวหน้าขึ้นเป็นลำดับ จนทำให้มีสถาบันออนไลน์กับอินเทอร์เน็ตเป็นกลุ่มแรก ได้แก่จุฬาลงกรณ์มหาวิทยาลับ มหาวิทยาลับธรรมศาสตร์สถาบันเทคโนโลยีแห่งเอเซีย มหาวิทยาลัยสงขลา-นครินทร์ มหาวิทยาลัยเกษตรศาสตร์ และศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ

          อินเทอร์เน็ตจึงเป็นเครือข่ายคอมพิวเตอร์มีอัตราการขยายตัวอย่างรวดเร็ว จนคาดกันว่าในอนาคต เครือข่ายอินเทอร์เน็ตจะเชื่อมโยงคนทั้งโลกเข้าด้วยกัน

          ในปี พ.ศ. ๒๕๓๕ เครือข่ายระหว่างมหาวิทยาลัยได้เชื่อมโยงกัน โดยมีแกนกลางคือศูนย์เทคโนโลยีอิเล็กทรอนิกส์และคอมพิวเตอร์แห่งชาติ และให้ชื่อเครือข่ายนี้ว่า เครือข่ายไทยสาร(THAISARN - THAI Social / Scientific, Academicand Research Network) การเชื่อมโยงภายในประเทศทำให้ทุกเครือข่ายย่อยสาามารถเชื่อมโยงเป็นอินเทอร์เน็ตสากลได้

บริการต่าง ๆ บนอินเตอร์เน็ต

o        บริการบนอินเทอร์เน็ต เป็นบริการเพื่อตอบสนองความต้องการในด้านการสื่อสารของผู้ใช้ในรูปแบบต่างๆ ทั้งในระดับบุคคล กลุ่ม และองค์กร ในปัจจุบันมีการใช้อินเทอร์เน็ตเป็นช่องทางในการแบ่งปันความคิด ข้อมูล สารสนเทศ รวมถึงความรู้ โดยอาศัยเครื่องมือ เทคโนโลยีหรือบริการต่างๆ บนอินเทอร์เน็ต มีดังนี้

1. World Wide Web (WWW) เครือข่ายใยแมงมุม

         เป็นการเข้าสู่ระบบข้อมูลอย่างข้อมูลในรูปของ Interactive Multimedia คือ มีทั้งรูปภาพ ข้อความ ภาพเคลื่อนไหว เสียง และวีดีโอ อีกทั้งข้อมูลเหล่านี้ยังใช้ระบบที่เรียกว่า hypertext กล่าวคือ จะมีคำสำคัญหรือรูปภาพในข้อมูลนั้นที่จะช่วยให้ท่าน เข้าสู่รายละเอียดที่ลึกและกว้างขวางยิ่งขึ้น คำสำคัญดังกล่าวจะเป็นคำที่เป็นตัวหนา หรือขีดเส้นใต้ เพียง แต่ท่านเลือกกด ที่คำ ที่เป็นตัวหนาหรือขีดเส้นใต้ นั้น ๆ ท่านก็สามารถเข้าสู่ข้อมูลเพิ่มเติมได้ (ข้อมูลเหล่านี้จะมีผู้สร้างขึ้นมาและเก็บไว้ในคอมพิวเตอร์ ต่าง ๆ ทั่วโลก)

2. จดหมายอิเลคทรอนิกส์ (Electronic Mail)
  จดหมายอิเลคทรอนิกส์หรือที่เรียกกันว่า E-mailเป็นการสื่อสารที่นิยมใช้กันมากเนื่องจากผู้ใช้สามารถติดต่อสื่อสารกับบุคคลที่ต้องการได้รวดเร็ว ภายในระยะเวลาอันสั้น ไม่ว่าจะอยู่ในที่ทำงานเดียวกันหรืออยู่ห่างกันคนละมุมโลกก็ตามนอกจากนี้ยังสิ้นเปลืองค่าใช้จ่ายน้อยมาก

    องค์ประกอบของ e-mail address ประกอบด้วย
1. ชื่อผู้ใช้ (User name)
2. ชื่อโดเมน Username@domain_name

   การใช้งานอีเมล สามารถแบ่งได้ดังนี้ คือ
1. Corporate e-mail คือ อีเมล ที่หน่วยงานต่างๆสร้างขึ้นให้กับพนักงานหรือบุคลากรในองค์กรนั้น เช่น u47202000@dusit.ac.th คือ e-mail ของนักศึกษาของสถาบันราชภัฏสวนดุสิต เป็นต้น
2. Free e-mail คือ อีเมล ที่สามารถสมัครได้ฟรีตาม web mail ต่างๆ เช่น Hotmail, Yahoo Mail, Thai Mail และ Chaiyo Mail

3. Search Engine (บริการค้นหาข้อมูลบนอินเทอร์เน็ต)
oooSearch Engine เป็นเว็บไซต์ที่มีเครื่องมือในการที่จะค้นหาเว็บไซต์ต่าง ๆ มาเก็บไว้ในฐานข้อมูลของ ตัวเองโดยอัตโนมัติ เช่น Google.com หรือ Altavista.com ซึ่งเครื่องมือนี้ มีชื่อเรียกว่า Search Robot จะทำหน้าที่คอยวิ่งเข้าไปอ่านข้อความจากหน้าเว็บไซต์ ของเว็บต่าง ๆ แล้วนำมาจัดลำดับคำค้นหา (Index) ที่มีในเว็บไซต์เหล่านั้น เก็บไว้ในฐานข้อมูลของตนเอง เมื่อเราเข้าไปใช้บริการ กับ Search Engine

4. Instant Message (บริการสนทนาบนอินเทอร์เน็ต )
oooInstant Messaging ก็คือการสนทนาทางโทรศัพท์อย่างหนึ่งแต่เป็นในรูปของตัวอักษร พนักงานในบริษัททั้งขนาดเล็กและใหญ่ต่างใช้ IM เป็นเครื่องมือในการสื่อสาร สำหรับคนอีกจำนวนมาก IM คือการสื่อสารสำรองเมื่ออีเมล์มีปัญหาหรือเหตุฉุกเฉินอื่นๆ

5. การเข้าใช้เครื่องระยะไกล (Telnet)
ooooTelnet เป็นการขอเข้าไปใช้เครื่องคอมพิวเตอร์เครื่องอื่น ที่เชื่อมต่อกับอินเตอร์เน็ตจากระยะไกล โดยผู้ใช้ไม่จำเป็นต้องไปนั่งอยู่หน้าเครื่อง เครื่องคอมพิวเตอร์ดังกล่าวนี้อาจอยู่ภายในสถานที่เดียวกับผู้ใช้ หรืออยู่ห่างกันคนละทวีปก็ได้ แต่ทั้งนี้ผู้ใช้ต้องมี account และรหัสผ่านจึงจะสามารถเข้าใช้เครื่องดังกล่าวไดส่วนคำสั่งในการ ทำงานนั้นขึ้นอยู่กับระบบปฏิบัติการของเครื่องที่เข้าไปขอใช้

6.การโอนย้ายข้อมูล (File Transfer Protocol : FTP)
oooการโอนย้ายข้อมูล หรือที่นิยมเรียกกันว่า FTP เป็นการสื่อสารอีกรูปแบบหนึ่งที่ใช้กันมากพอสมควรในอินเตอร์เน็ต โดยอาจใช้เพื่อการถ่ายโอนข้อมูลรวมถึงโปรแกรมต่าง ๆ ทั้งที่เป็น freeware sharewareจากแหล่ง ข้อมูลทั้งหลายมายังเครื่องคอมพิวเตอร์ส่วนบุคคลที่ใช้งานอยู่ ปัจจุบันมีหน่วยงานหลายแห่งที่กำหนดให้ Serverของตนทำหน้าที่เป็น FTP site เก็บรวบรวมข้อมูลและโปรแกรมต่าง ๆ สำหรับให้บริการ FTP ที่นิยมใช้กันมากได้แก่WS_FTP, CuteFTP
การโอนย้ายไฟล์สามารถแบ่งได้ดังนี้ คือ
ooo1. การดาวน์โหลดไฟล์ (Download File ) การดาวน์โหลดไฟล์ คือ การรับข้อมูลเข้ามายังเครื่องคอมพิวเตอร์ของผู้ใช้ ในปัจจุบันมีหลายเว็บไซต์ที่จัดให้มีการดาวน์โหลดโปรแกรมได้ฟรี เช่น http://www.download.com
oooo2. การอัพโหลดไฟล์ (Upload File) การอัพโหลดไฟล์คือการนำไฟล์ข้อมูลจากเครื่องของผู้ใช้ไปเก็บไว้ในเครื่องที่ให้บริการ (Server) ผ่านระบบอินเทอร์เน็ต เช่น กรณีที่ทำการสร้างเว็บไซต์ จะมีการอัพโหลดไฟล์ไปเก็บไว้ในเครื่องบริการเว็บไซต์ (Web server ) ที่เราขอใช้บริการพื้นที่ (web server) โปรแกรมที่ช่วยในการอัพโหลดไฟล์เช่น FTP Commander

7. Web board (บริการกระดานข่าวหรือ เวบบอร์ด )
ooooฃWebBoard คือโปรแกรมที่ทำหน้าที่ในลักษณะเป็น กระดานสนทนา เป็นกระดานแจ้งข่าวสาร ข้อมูล และแลกเปลี่ยนความคิดเห็นกัน

โปรแกรม  Browser

Browser หรือ เว็บเบราว์เซอร์ คือ เครื่องมือหรือโปรแกรมที่ช่วยให้คุณสามารถใช้ท่องเที่ยวไปในโลกอินเตอร์เน็ตได้อย่างไร้ ขีดจำกัด ทางด้านพรมแดน นอกจากนี้ Browser ยังช่วยเป็นตัวช่วยอำนวยความสะดวกในการเยี่ยมชมเว็บไซต์ต่างๆ ซึ่งในขณะนี้บริษัทผลิตซอฟแวร์ค่ายต่างๆ นับวันจะทวีการแข่งขันกันในการผลิต Browser เพื่อสร้างความพึงพอใจให้แก่นักท่องเว็บให้มากที่สุด หน้าตาของ browser แตกต่างกันไปตามแต่การออกแบบการใช้งานของแต่ละค่ายโปรแกรม

ในปัจจุบันนี้โปรแกรมโปรแกรม Browser ที่เป็นที่นิยม ได้แก่

1. Internet Explorer อินเทอร์เน็ตเอกซ์พลอเรอ
2. Mozilla Firefox มอซิลลา ไฟร์ฟอกซ์
3. Google Chrome กูเกิล โครม
4. Safari ซาฟารี
5. Opera โอเปร่า
6. Camino คามิโน
7. Netscape Navigator เน็ตสเคป แนวิเกเตอร์
8. Plawan ปลาวาฬ (ของไทยแท้ๆ โดยเว็บกระปุกดอทคอม)

อีเมล์ (E-mail)
       E-Mail ย่อมาจาก  EIectronic-Mail คือ จดหมายอิเล็กทรอนิกส์ ที่ใช้รับส่งกันโดยผ่านเครือข่ายคอมพิวเตอร์ (สำหรับเครือข่ายคอมพิวเตอร์ที่มีขนาดใหญ่ที่สุดในโลกคือ Internet )การใช้งานก็เหมือนกับเราพิมพ์ข้อความในโปรแกรม word จากนั้นก็คลิกคำสั่ง เพื่อส่งออกไป โดยจะมีชื่อของผู้รับ ซึ่งเราเรียกว่า E-mail Address เป็นหลักในการรับส่ง แต่ถ้าในกรณีที่เป็นการส่งอีเมล หรือข้อความโดยไม่ได้รับอนุญาตจากผู้รับ เราเรียกว่า Spam  และเรียก อีเมลนั้นว่าเป็น spam mail


ที่มา:  http://guru.sanook.com

                 http://krutarinee.wordpress.com

                 http://www.trueplookpanya.com

                 http://www.mindphp.com

บทที่ 4 การจัดการข้อมูลสารสนเทศ และ เอกสารสำนักงาน

 การจัดการข้อมูลสารสนเทศ และ เอกสารสำนักงาน  


 - ระบบสารสนเทศ (Information System ) 
                                                                                                                                                                               หมายถึง ระบบที่มีการนำคอมพิวเตอร์มาช่วยในการรวบรวม จัดเก็บ หรือจัดการกับข้อมูลข่าวสารเพื่อให้ข้อมุลนั้นกลายเป็นสารสนเทศที่ดี สามารถนำไปใช้ในการประกอบการตัดสินใจได้ในเวลาอันรวดเร็ว
และถูกต้อง   

- การจัดการข้อมูลในสำนักงาน  

การจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีเครื่องมือและเทคนิคเข้ามาช่วยดำเนินการในแต่ละกิจกรรม เช่นการเก็บรวบรวมข้อมูลอาจจะใช้เครื่องมือในการเก็บรวบรวมที่เป็นอัตโนมัติเพื่ออำนวยความสะดวกแก่ผู้ปฏิบัติงานในการจดบันทึกเช่นเครื่องอ่านรหัสแท่งที่ใช้ตามห้างสรรพสินค้าเพื่อผ่านรหัสสินค้าและราคาสินค้าหรือการใช้ระบบแฟ้มข้อมูลหรือระบบฐานข้อมูลมาช่วยในการจัดเก็บข้อมูล รวมถึงการมีระบบจัดการเพื่อนำข้อมูลออกมาใช้

1.ความจำเป็นของการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

ในการจัดการข้อมูลที่ผ่านมามักจะมีการใช้แรงงานคนจัดทำด้วยมือและเก็บบันทึกไว้ในเอกสาร ซึ่งทำให้เกิดปัญหาปริมาณเอกสารข้อมูลที่ไม่ได้จัดเป็นระเบียบมีจำนวนมาก รวมทั้งสถานที่จัดเก็บเอกสารไม่เพียงพอ การให้ความสำคัญในการจัดการข้อมูลในอดีตไม่มากอย่างปัจจุบันนี้ เนื่องจากการขาดเครื่องมือซึ่งจะช่วยในการจัดการข้อมูล

1.1 ปริมาณข้อมูลในสำนักงาน (data volume) การจัดการข้อมูลที่ดีทำให้ข้อมูลมีระเบียบง่ายต่อการใช้งาน โดยเฉพาะหากมีข้อมูลปริมาณมาก ๆ การจัดการข้อมูลที่เป็นระบบ ย่อมทำได้ง่ายต่อการนำมาใช้ รวมทั้งประหยัดค่าใช้จ่ายได้

1.2 การใช้ข้อมูลร่วมกัน (data sharing) ข้อมูลในสำนักงานเป็นทรัพยากรที่ผู้เกี่ยวข้องต้องใช้ซ้ำแล้วซ้ำเล่า เช่น ข้อมูลลูกค้า ข้อมูลประวัติพนักงาน ดังนั้นการจัดการข้อมูลช่วยทำให้ข้อมูลเหล่านั้นมีความเป็นปัจจุบัน เพื่อให้ผู้ใช้หรือผู้เกี่ยวข้องนำข้อมูลไปใช้ได้อย่างเหมาะสมและให้ผลลัพธ์ที่ถูกต้อง

1.3 ความถูกต้องแม่นยำของข้อมูล (data accuracy) การจัดการข้อมูลจะช่วยกลั่นกรองความถูกต้องของข้อมูล ซึ่งเป็นเรื่องสำคัญที่มีผลต่อการปฏิบัติงานและการตัดสินใจ

1.4 ความสมบูรณ์ของข้อมูล (data integrity) การจัดการข้อมูลต้องคำนึงถึงความสมบูรณ์และสอดคล้องของข้อมูล หากนำเทคนิคและวิธีการจัดการข้อมูลมาใช้อย่างถูกต้อง

1.5 ความปลอดภัยของข้อมูล (data security) ข้อมูลขององค์การเป็นทรัพยากรต้องดูแลรักษา เพราะเป็นเรื่องเกี่ยวกับองค์การ เช่น ข้อมูลส่วนบุคคล ข้อมูลทางการเงิน ดังนั้น การจัดการข้อมูลจึงช่วยให้การรักษาความปลอดภัยด้านข้อมูลมีมาตรการที่ชัดเจนในการกำหนดระดับความปลอดภัยได้ และการป้องกันความเสียหายที่จะเกิดขึ้นกับข้อมูลในองค์การ เช่น การสำรองข้อมูล การกำหนดสิทธิ์ในการใช้ข้อมูลของพนักงานในหน่วยงาน เป็นต้น

2. กิจกรรมการจัดการข้อมูลในสำนักงาน

การจัดการข้อมูล (data management) เป็นกิจกรรมที่เกี่ยวข้องกับข้อมูล กิจกรรมเหล่านี้ประกอบด้วย การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) การบันทึกข้อมูล (data entry) การจัดเก็บข้อมูล (data filing/data storing) การสอบถามและนำข้อมูลออกมาใช้งาน (data query/retrieval) และการบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) ในแต่ละกิจกรรมที่กล่าวมายังมีกิจกรรมย่อย ๆ เพื่อทำให้ข้อมูลมีความถูกต้องสมบูรณ์ และเหมาะสมในการใช้งาน รายละเอียดจะกล่าวอีกครั้งในหัวข้อกระบวนการจัดการข้อมูลกิจกรรมในการจัดการข้อมูล โดยทั่วไปประกอบด้วย

2.1 การเก็บรวบรวมข้อมูล (data capture/data acquisition) เป็นกิจกรรมเก็บข้อมูลดิบ ณ จุดกำเนิดข้อมูล ได้แก่ การใช้เครื่องอ่านรหัสแท่งอ่านรหัสสินค้าตามห้างสรรพสินค้าเพื่อเก็บข้อมูลเข้าเครื่องทันที หรือการใช้พนักงานจดบันทึกเพื่อป้อนเข้าเครื่องภายหลัง

2.2 การบันทึกข้อมูล (data entry) เป็นกิจกรรมในการนำข้อมูลที่เก็บรวบรวมได้แล้ว ทำการบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ในปัจจุบันการเก็บรวบรวมข้อมูลและการบันทึกข้อมูลมักจะเป็นกระบวนการที่ทำร่วมกันไปทันที เช่น การใช้เครื่องกราดภาพ กราดภาพหรือเอกสารการประชุมเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์ ซึ่งจะเป็นการรวบรัดขั้นตอนทั้ง 2 เข้าด้วยกัน ทั้งนี้ เนื่องจากการที่มีเครื่องมือทันสมัยทำให้ลดขั้นตอนได้ อย่างไรก็ตามบางงานก็จำเป็นต้องมีการเก็บรวบรวมข้อมูลเสียก่อน แล้วจึงมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่อง เช่น การนำคำตอบจากแบบสอบถามที่ได้จากการสำรวจมาทำการบันทึกข้อมูลเข้าเครื่องภายหลัง

2.3 การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูล (data editing) ข้อมูลที่เก็บรวบรวมและบันทึกเข้าสู่ระบบคอมพิวเตอร์นั้นอาจมีความผิดพลาด ดังนั้นจึงจำเป็นต้องมีการตรวจสอบความถูกต้องข้อมูลภายหลังจากที่บันทึกเข้าไปแล้ว การตรวจสอบความถูกต้องของข้อมูลมี 2 ลักษณะ คือ

1) ดาต้าเวอริฟิเคชัน (data verification) เป็นการตรวจว่าข้อมูลที่บันทึกตรงกับข้อมูลในเอกสารต้นฉบับหรือไม่ การตรวจสอบโดยวิธีนี้อาจจะตรวจโดยสายตาก็ได้ หรือการบันทึกข้อมูลชุดเดียวกันซ้ำอีกครั้งโดยพนักงานบันทึกข้อมูลอีกชุดหนึ่ง ในการบันทึกซ้ำอาจจะมีการจัดทำโปรแกรมเพื่อช่วยในการจับหาข้อมูลที่ป้อนใหม่ หากผิดจากเดิมก็จะมีการร้องเตือนเพื่อให้ตรวจสอบว่าข้อมูลใดคือข้อมูลที่ถูกต้อง

2) ดาต้าวาลิเดชัน (data validation) เป็นการตรวจสอบความถูกต้องและความสัมพันธ์ในข้อมูล เช่น เดือนกุมภาพันธ์จะต้องมีเพียง 28 หรือ 29 วัน เท่านั้น หรือการตรวจสอบการบันทึกข้อมูลเลขห้า (5) เป็นตัวอักษรเอส (S) หรือเลขศูนย์ (o) เป็นตัวอักษรโอ (O) เป็นต้น

2.4 การจัดเก็บข้อมูล (data storing) หากข้อมูลที่เก็บเป็นเอกสารกระดาษ กิจกรรมนี้คือ การเก็บเอกสารลงในแฟ้มเอกสารที่แยกตามหมวดหมู่ แต่หากเป็นการจัดเก็บในระบบคอมพิวเตอร์ในขั้นนี้จะเป็นการเก็บข้อมูลโดยใช้ระบบแฟ้มเอกสารอิเล็กทรอนิกส์ หรือระบบแฟ้มข้อมูล หรือระบบฐานข้อมูล หรือคลังข้อมูล (data warehouse) มาช่วยจัดการ ซึ่งจะอธิบายเพิ่มในหัวเรื่องถัดไป

2.5 การสอบถามและค้นคืนข้อมูล (data enquiry and data retrieval) กิจกรรมนี้เป็นการสอบถามเพื่อที่จะค้นหาข้อมูลที่ต้องการที่จัดเก็บไว้ในระบบคอมพิวเตอร์ออกมาใช้งาน หรือการนำข้อมูลที่จัดเก็บมาทำการประมวลผลในการปฏิบัติงานประจำวัน เช่น การสอบถามประวัติของพนักงานที่ทำงานต่ำกว่า 6 เดือน 

2.6 การบำรุงรักษาข้อมูล (data maintenance) เป็นการดูแลข้อมูลให้ทันสมัย และการสำรองข้อมูลเพื่อป้องกันการสูญหาย ซึ่งแบ่งได้เป็น

1) การปรับข้อมูลให้ทันสมัย (update) ข้อมูลที่เก็บไว้ในคอมพิวเตอร์นั้นอาจจะมีการเปลี่ยนแปลง ดังนั้น ในส่วนนี้มักจะมีส่วนเกี่ยวข้องกับการประมวลผลข้อมูลเพื่อจัดทำข้อมูลให้ทันสมัย หรือตามสถานการณ์ที่เปลี่ยนไป เช่น ข้อมูลชื่อที่อยู่ของพนักงานที่เปลี่ยนแปลง หรือข้อมูลของแผนกในองค์การที่เพิ่มขึ้นมาใหม่จะต้องมีการปรับปรุงแก้เพิ่มเติม เป็นต้น

2) การสำรองข้อมูล (backup) เป็นการทำสำเนาแฟ้มข้อมูลที่บันทึกและเก็บในสื่อบันทึกข้อมูล เช่น จานแม่เหล็ก แผ่นซีดีรอม ทั้งนี้เพื่อป้องกันการสูญหายของข้อมูล การที่ข้อมูลถูกทำลาย

2.7 การกู้ข้อมูล (data recovery) เป็นการเรียกแฟ้มข้อมูลจริงหรือข้อมูลที่ถูกลบทิ้งหรือทำลายไป ให้กลับมาใช้งานได้ใหม่ ส่วนมากมักจะมีโปรแกรมสำเร็จที่ช่วยกู้ข้อมูลที่ถูกทำลายไปให้กลับมาใช้งานใหม่ได้

4.2.8 การเก็บรักษาข้อมูล (data retention) ในการจัดการข้อมูลจำเป็นต้องมีการกำหนดระยะเวลาของข้อมูลที่จะมีผลบังคับในการใช้งาน

4.2.9 การทำลายข้อมูล (data scraping) เป็นกิจกรรมที่ทำลายข้อมูลที่ไม่มีความจำเป็นต้องเก็บรักษาไว้แล้ว ในกรณีที่เป็นกระดาษก็เป็นการทำลายเอกสาร แต่ในกรณีสื่ออิเล็กทรอนิกส์ก็จะเป็นการนำสื่อบันทึกนั้นมาใช้งานโดยการนำไปบันทึกซ้ำทำให้ข้อมูลเดิมถูกแทนที่ด้วยข้อมูล หรือการจัดเนื้อที่ใหม่บนจานแม่เหล็กใหม่ (formatting) ซึ่งจะทำให้ข้อมูลเดิมที่บันทึกไว้หายไป

- การจัดเก็บเอกสาร (Filing) คือ 

                                                                                                                                                                กระบวนการจัดและเก็บเอกสารให้เป็นระเบียบ เพื่อให้ง่ายต่อการค้นหาได้ง่ายในทันทีที่ต้องการ สะดวก รวดเร็ว ทันเวลา กระบวนการจัดเก็บประกอบด้วยการจ าแนก จัดเรียง รักษา ค้นหาและนามาใช้ประโยชน์ มีระเบียบแบบแผน เป็นระบบ (System) มีแหล่งเก็บที่ง่าย และปลอดภัย ช่วยให้การปฏิบัติงานประจ าวันของแต่ละหน่วยงานเป็นไปด้วยความเรียบร้อย ประหยัดเวลาและค่าใช้จ่าย การเก็บเอกสารเป็นวิธีการแบ่งประเภท (Clasifying)การจัด (Arranging) และการเก็บ (Keeping) เพื่อรวบรวมให้เอกสารอยู่ในแหล่งเดียวกัน อยู่ในแหล่งที่ปลอดภัยและสามารถค้นหาเอกสารได้ทันทีที่ต้องการ

-รูปแบบเอกสาร

เอกสาร  คือ กระดาษ หรือวัตถุใด ๆ ที่ได้ถูกบันทึก หรือทำให้ปรากฏด้วยการเขียน พิมพ์ ถ่ายรูป บันทึก หรือวิธีอื่นใด ให้ปรากฏเป็นข้อมูล ข่าวสาร ตัวเลข แบบ แผนผัง หรือสัญลักษณ์ อย่างใดอย่างหนึ่ง ซึ่งทำให้เกิดความหมายเพื่อการสื่อสารเกิดความเข้าใจได้

ในสมัยโบราณ เอกสารจะปรากฏเป็นข้อความที่บันทึกลงในแผ่นหนัง ผ้า ใบลานหรือวัสดุที่คาดว่าจะมีความคงทน และหาได้ในขณะนั้น ต่อมาเมื่อมีกระดาษ ข้อมูล ข่าวสารต่าง ๆ จึงถูกบันทึกในกระดาษ เกิดเป็นคัมภีร์ หนังสือ และเอกสารต่าง ๆ

ในยุคปัจจุบัน จะมีการบันทึกข้อมูล ข่าวสาร ด้วยระบบทางอิเล็กทรอนิกส์ ลงในฮาร์ดดิสก์ หรือ จานบันทึกแบบแข็ง ฟลอปปี้ดิสก์ (จานบันทึกแบบอ่อน) คอมแพคดิสค์ (Compact Disc) หรือซีดี หรือแผ่นดีวีดีเกิดเป็นเอกสารที่เรียกว่า เอกสารอิเล็กทรอนิกส์

- หนังสือราชการ

 ในปัจจุบันการติดต่อราชการทั้งภายในหน่วยงานและภายนอกหน่วยงานเป็นการสื่อถึงบุคคล/หน่วยงาน อีกทั้งยังเป็นปัญหาของหน่วยงานและผู้ปฏิบัติที่เกี่ยวข้องจำนวนไม่น้อยที่ยังไม่เข้าใจในการใช้ภาษาราชการและแบบฟอร์มที่ถูกต้อง เพื่อเป็นการสร้างความสำเร็จของผู้ปฏิบัติงานที่เกี่ยวข้องทางด้านหนังสือได้ทราบถึงรูปแบบ การใช้คำขึ้นต้น คำลงท้ายที่ถูกต้อง เป็นไปในแนวทางเดียวกันและเป็นไปตามระเบียบสำนักนายกรัฐมนตรีว่าด้วยงานสารบรรณ พ.ศ. 2526 ได้จำแนกหนักสือราชการไว้มี 6 ชนิด ดังนี้

1. หนังสือภายนอก
               หนังสือภายนอก คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีโดยใช้กระดาษตราครุฑ เป็นหนังสือติดต่อระหว่างส่วนราชการหรือส่วนราชการมีถึงหน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือที่มีถึงบุคคลภายนอก 

2. หนังสือภายใน

               หนังสือภายใน คือหนังสือติดต่อราชการที่เป็นแบบพิธีการน้อยกว่าหนังสือภายนอก เป็นหนังสือติดต่อภายในกระทรวง ทบวง กรม หรือจังหวัดเดียวกัน ใช้กระดาษบันทึกข้อความ 

3. หนังสือประทับตรา
               หนังสือประทับตรา คือหนังสือที่ใช้ประทับตราแทนการลงชื่อของหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไป โดยให้หัวหน้าส่วนราชการระดับกองหรือผู้ที่ได้รับมอบหมายจากหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปเป็นผู้รับผิดชอบลงชื่อย่อกำกับตรา หนังสือประทับตราให้ใช้ได้ทั้งระหว่างส่วนราชการและระหว่างส่วนราชการกับบุคคลภายนอก เฉพาะกรณีที่ไม่ใช่เรื่องสำคัญ ได้แก่ การขอรายละเอียดเพิ่มเติม การส่งสำเนาหนังสือ สิ่งของ เอกสาร หรือบรรณาสาร การตอบรับทราบที่ไม่เกี่ยวกับราชการสำคัญหรือการเงิน การแจ้งผลงานที่ได้ดำเนินงานไปแล้วให้ส่วนราชการที่เกี่ยวข้องทราบ การเตือนเรื่องที่ค้าง เรื่องซึ่งหัวหน้าส่วนราชการระดับกรมขึ้นไปกำหนดโดยทำเป็นคำสั่งให้ใช้หนังสือราชการ โดยใช้กระดาษตราครุฑ

4. หนังสือสั่งการ

               หนังสือสั่งการ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ หนังสือสั่งการมี 3 ชนิด ได้แก่ คำสั่ง ระเบียบ และข้อบังคับ
               คำสั่ง คือบรรดาข้อความที่ผู้บังคับบัญชาสั่งการให้ปฏิบัติโดยชอบด้วยกฏหมาย ใช้กระดาษตราครุฑ
               ระเบียบ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่ได้วางไว้โดยจะอาศัยอำนาจของกฏหมายหรือไม่ก็ได้ เพื่อถือเป็นหลักปฏิบัติงานเป็นการประจำ ใช้กระดาษตราครุฑ
               ข้อบังคับ คือบรรดาข้อความที่ผู้มีอำนาจหน้าที่กำหนดให้ใช้โดยอาศัยอำนาจของกฏหมายที่บัญญัติให้กระทำได้ ใช้กระดาษตราครุฑ

5. หนังสือประชาสัมพันธ์
               หนังสือประชาสัมพันธ์ ให้ใช้ตามแบบที่กำหนดไว้ หนังสือประชาสัมพันธ์มี 3ชนิด ได้แก่ ประกาศ แถลงการณ์ และข่าว
               ประกาศ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการประกาศหรือชี้แจงให้ทราบหรือแนะแนวทางปฏิบัติ ใช้กระดาษตราครุฑ
               แถลงการณ์ คือบรรดาข้อความที่ทางราชการแถลงเพื่อทำความเข้าใจในกิจการของทางราชการหรือเหตุการณ์ หรือในกรณีใด ๆ ให้ทราบชัดเจนโดยทั่วกัน ใช้กระดาษตราครุฑ
               ข่าว คือบรรดาข้อความที่ทางราชการเห็นสมควรเผยแพร่ให้ทราบ

6. หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ
               หนังสือที่เจ้าหน้าที่ทำขึ้นหรือรับไว้เป็นหลักฐานในราชการ คือหนังสือที่ทางราชการทำขึ้นนอกจากที่กล่าวแล้วข้างต้น หรือหนังสือที่หน่วยงานอื่นใดซึ่งมิใช่ส่วนราชการหรือบุคคลภายนอกมีมาถึงส่วนราชการและส่วนราชการรับไว้เป็นหลักฐานของทางราชการ มี 4 ชนิด คือ หนังสือรับรอง รายงานการประชุม บันทึก และหนังสืออื่น

-  ความแตกต่างของหนังสือภายนอกและภายใน

หนังสือภายนอก

1. ติดต่อระหว่างกระทรวง หรือบุคคลภายนอก

2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกระทรวง

หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

3. ใช้รูปแบบหนังสือภายนอก “กระดาษครุฑ”

มีเรื่อง เรียน อ้างถึง สิ่งที่ส่งมาด้วย

4. เป็นพิธีการเต็มรู ปแบบ ออกเลขที่ทุกครั้ง

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย

6. มีสําเนาคู่ฉบับ และสําเนาครบถ้วน

หนังสือภายใน

1. ติดต่อระหว่างกรม หรือเทียบเท่าในสังกัดกระทรวงเดียวกัน

2. ผู้ลงนามเป็นหัวหน้าส่วนราชการระดับกรม หรือผู้ที่ได้รับมอบหมาย

มีเฉพาะเรื่อง เรียน

4. เป็นทางการ ออกเลขที่ แต่เป็นพิธีการน้อยกว่า

หนังสือภายนอก

5. ต้องพิมพ์ให้เรียบร้อย

6. มีสําเนาคู่ฉบับและสําเนา

       ที่มา..   

  http://www.thaigoodview.com/library/teachershow/bangkok/pichai_l/it01/itsystem.htm

http://chakrit54.wikispaces.com

http://r07.ldd.go.th/WEB_R07_Version2/12_Download/Download/From/paper1.pdf

http://th.wikipedia.org/wiki/

http://agri.kps.ku.ac.th/soffice/office02/procedure_1.html